Mano con reloj

Leyes del tiempo: optimiza tu tiempo

El tiempo es un recurso muy valioso y, al mismo tiempo, muy desperdiciado.

Existen numerosas leyes del tiempo que afirman la relación entre ciertas variables y son muy útiles en la gestión y organización del tiempo.

Hay que diferenciar entre el tiempo físico que es el cronológico y el tiempo psicológico que es el que percibimos. De ahí que las empresas utilicen muchos protocolos de intermediación de la atención (interaccionar con el usuario cada cierto tiempo) para que se perciba como menor una espera. Por ejemplo, cuando se espera a la grúa, te llaman para decirte que ya ha salido y/o para decirte por dónde va.

En este sentido, el tiempo físico no se puede controlar, pero sí podemos intervenir en su dimensión psicológica.

Cronómetro cambiando el secundero

Leyes del tiempo

 

Ley de Pareto: regla del 80/20

 

El principio de Pareto expone que realizamos el 80% de las tareas en el 20% de nuestro tiempo y, por ende, dedicamos el restante 80% del tiempo para realizar el 20% de la actividad. Por ejemplo, si trabajamos 8 horas indica que la mayor parte de las tareas las realizamos en 1,6 horas.

 

Ley de Parkinson: la expansión del trabajo en el tiempo disponible

 

La Ley de Parkinson enuncia que todo trabajo se puede dilatar indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización. Por lo que hay que poner plazos y acotar el tiempo convenientemente.

 

Ley de Illich: el umbral de la productividad negativa

 

La Ley de Illich indica que después de un cierto número de horas de trabajo, comienza a decrecer la productividad del tiempo invertido y, poco después, la productividad se vuelve negativa. Por lo que ojo con las horas extra improductivas que pueden llevar incluso a cometer errores.

 

Ley de Acosta: interrupciones en la tarea

 

La Ley de Acosta manifiesta que el tiempo que requiere una tarea, incrementa en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado. Por lo que es importante programar y evitar las interrupciones o ladrones del tiempo, pues tendremos que hacer cierto esfuerzo extra para volver a retomar la tarea y regresar al mismo estado de concentración. De este modo, tardamos más en finalizar dicha tarea.

 

Principio de Eisenhower: Matriz urgente-importante

 

El Principio de Eisenhower, establece una matriz basada en interacción de dos factores: la urgencia y la importancia de la tarea.

La urgencia está asociada a la temporalidad.

La importancia está relacionada a la relevancia.

En función de si una tarea es más o menos urgente o importante, se sitúa en uno de los siguientes cuadrantes y debemos tener diferentes acciones:

  • Tarea urgente e importante. Acción: Actúa sobre la tarea inmediatamente, está entre tus prioridades.
  • Tarea no urgente pero importante. Acción: agenda y planifica la tarea.
  • Tarea urgente pero no importante. Acción: delega la tarea.
  • Tarea no urgente ni importante. Acción: desecha la tarea. También se puede contemplar la delegación de estas tareas.

 

Matriz

 

 

Por tanto, esta matriz es fundamental analizar la urgencia e importancia de las tareas con el fin de llevar a cabo las acciones más fructíferas.

 

Recomendaciones para optimizar tu tiempo

 

Según las leyes del tiempo indicadas, podemos seguir las siguientes recomendaciones:

  • Realiza las tareas más prioritarias en las horas de mayor rendimiento, ya que en ese 20% del tiempo conseguiremos el 80% de los resultados.
  • Asigna un tiempo a cada tarea.
  • La máxima jornada laboral establecida de forma recomendable son 8 horas, por lo que si realizas horas extras y empiezas a sentir fatiga, es probable que empieces a ser improductivo.
  • Elimina las posibles interrupciones: silencia el móvil, informa de que no te pasen llamadas, etc.
  • Establece prioridades en función de la urgencia e importancia de las tareas.

 

Conclusiones

 

Existen muchas pautas para gestionar mejor nuestro tiempo. Entre ellas, hemos desatacado las siguientes:

  • Regla de Pareto: el 80% de sus resultados se obtiene en el 20% del tiempo invertido.
  • Ley de Parkinson: expandimos la tarea hasta ocupar el tiempo disponible para realizarla.
  • Ley de Illich: después de un determinado tiempo, nuestra productividad se vuelve negativa.
  • Ley de Acosta: el tiempo de una tarea se incrementa proporcionalmente en función de las interrupciones.
  • Principio de Eisenhower: según la urgencia e importancia de una tarea, hay que llevar a cabo diferentes acciones.

 

Todas las herramientas proporcionadas son muy recomendables para organizarnos tanto en el ámbito profesional como personal.

 

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¿Conocías estas leyes sobre el tiempo?

¿Sigues alguna estrategia para organizarte?

¿Te has identificado con alguna de las situaciones comentadas?

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