Niña llevándose secundero de reloj

¿Sabes identificar los ladrones de tu tiempo?

Como hablamos en el artículo leyes del tiempo, el tiempo es un recurso muy valioso y, al mismo tiempo, muy desperdiciado. Hoy queremos ayudaros a identificar los ladrones del tiempo para que podáis eliminarlos o disminuirlos en la medida de lo posible.

 

¿Qué son los ladrones del tiempo?

 

Los ladrones del tiempo son elementos que bloquean o interrumpen una actividad sin ningún tipo de programación. Hay diferentes tipos, ya que pueden ser externos e internos.

 

Ladrones del tiempo EXTERNOS

 

A continuación, os detallamos los factores externos más perturbadores de nuestra eficacia en la actividad.

 

Teléfono

 

El teléfono en todas sus dimensiones (llamadas, correos, WhatsApp…) es la interrupción más frecuente. Los intereses del que llama o escribe no son siempre importantes.

Nuestras recomendaciones son las siguientes:

  • Desconcertar el teléfono o que otra persona atienda las llamadas o notificaciones.
  • Acordar una llamada posterior o planificar las llamadas/mensajes siempre a la misma hora.
  • Ser quien gestione las llamadas (mejor ser ladrón que la víctima).

 

Visitas inesperadas

 

Las visitas no programadas que a priori van a ser breves pueden dilatarse más de lo esperado.

En este caso, recomendamos:

  • Informar a la visita la disponibilidad de tiempo y ampliar sólo si es estrictamente necesario.
  • Programar la cita posteriormente.
  • Delegar a otras personas las visitas no anunciadas.

 

Falta de información

 

Cuando no se avanza en el trabajo por falta de información, recomendamos las siguientes acciones:

  • Elegir la forma adecuada para lograr la información (telefónica, email…).
  • Conseguir información con diplomacia y tacto.
  • Describir con exactitud lo que se necesita y hasta cuándo.

 

Exceso de papeles

 

La acumulación de montañas de papeles (físicos o digitales), nos pueden robar mucho tiempo. Al recibir un documento siempre hay que actuar sobre él distinguiendo el nivel de importancia.

Para manejar el exceso de papeles, recomendamos utilizar el sistema de clasificación de documentos TRAA:

  • Tirar lo que no tenga valor/importancia.
  • Remitir a otro compañero/subordinado los documentos de los que puedan encargarse. Si esta persona tiene que devolver parte de los papeles, debe hacerlo con instrucciones precisas. Nosotros sólo debemos retener los documentos que necesiten un examen o actuación compleja.
  • Actuar sobre los documentos que requieran tener una respuesta por mi parte. En este punto, recomendamos seleccionar 2 o 3 asuntos prioritarios y programar los asuntos más complejos en periodos de trabajo separados.
  • Archivar los papales con valor futuro, asignando siempre una fecha de caducidad.

 

Hay que controlar los asuntos complejos, aplazados o remitidos. Para ello, es aconsejable utilizar algún sistema de recordatorio como un calendario donde puedas poner notificaciones.

 

Mano escribiendo en agenda

 

Reuniones

 

El exceso de reuniones, así como la falta de organización y dirección ocupan mucho tiempo en las personas implicadas.

Nuestras principales recomendaciones para tener reuniones eficaces son:

  • Convocar únicamente a las personas directamente involucradas.
  • Puntualidad por parte de todos los miembros sin excepciones.
  • Disponer siempre de un orden del día, ¡y seguirlo!
  • Preparación previa de las intervenciones correspondientes.
  • Establecer un tiempo máximo de reunión.
  • Reservar un tiempo concreto al final de la reunión para las intervenciones o consultas no planificadas.

 

Otros ladrones externos

 

Hay muchos ladrones del tiempo adicionales como objetivos mal especificados, burocracias prescindibles, urgencias permanentes, entorno inadecuado, etc.

 

Ladrones del tiempo INTERNOS

 

También existen factores internos que perturban la eficacia en la actividad. Entre los más frecuentes, nos encontramos con:

  • Falta de asertividad: No saber decir no ante tareas que no te corresponden.
  • Perfeccionismo: trabajar con mucho detalle.
  • Fatiga, tensión, preocupación, estrés, baja autodisciplina… que hacen perder tu concentración y bajar tu rendimiento.
  • Falta de planificación diaria o ausencia de establecimiento de prioridades.
  • Incapacidad de delegar.

 

En este caso, debemos hacer una introspección y ser capaces de reconocer las áreas de mejora que tenemos para poder trabajarlas y avanzar.

 

Conclusión

 

Hay que aprender a identificar los ladrones del tiempo tanto externos como internos con el fin de aprovechar mejor un recurso tan indispensable y no recuperable como es nuestro tiempo.

 

También te puede interesar: leyes del tiempo, ¿qué debo saber sobre el periodo de prueba?, saber delegar.

 

 

¿Te encuentras con muchos ladrones del tiempo en tus labores cotidianas?

¿Cuál es tu estrategia para eliminar o disminuir a los ladrones del tiempo?

¿Conocías el Sistema de clasificación de documentos TRAA?

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